AI 办公实操：一份会议记录，做出纪要、行动表和周报素材

会议结束后，真正难的是把“聊过什么”变成“谁来做什么”。这篇练习只需要一段文字记录，适合行政、项目负责人和部门协作人员照着做。

**完成后应得到三份内容**：可核对的会议纪要、可跟进的行动表、可复用的周报素材。AI 整理的是初稿，涉及任务分工和交付承诺时，要请相应人员确认。

## 一、先准备一段可用的材料

会议转写稿可以先人工校正人名、专业名词和关键数字，再交给企业允许使用的 AI 工具。先用下面的虚构材料练习：

```text
练习会议记录：
小周：产品介绍页的图片还差两张，需要设计同事提供。
小陈：设计稿周三下班前给，但是否包含手机端图还要再确认。
负责人：页面先做内部预览，确认后再决定对外发布时间。
小周：图片收到后，我需要一个工作日完成排版。
小李：客户常问售后怎么处理，介绍页里应该补一个说明。
负责人：售后口径请客服先确认，暂时不要自行写承诺。
```

这段材料没有给出会议日期、具体上线日和客服截止日，后面不应自动补齐。

## 二、第一步：先抽取事实，再写纪要

```text
请只根据下方会议记录整理，不补充外部信息。
【粘贴记录】

先输出一张核对表：
事项｜属于已确认决定还是建议｜依据原句｜待确认内容。

再根据核对表写一份简洁纪要，分为：
1. 讨论事项；2. 已确认决定；3. 后续行动；4. 待确认问题。

记录里没有的会议日期、参加人、截止时间均写“未提供”。
不要把建议改写为已作出的决定。
```

先看核对表，能更容易发现“有人提议”被写成“全员同意”这类问题。

## 三、第二步：生成能落地的行动表

```text
请根据刚才核对后的会议内容，生成行动表：
任务｜负责人｜截止时间｜前置条件｜完成标准｜待确认事项。

规则：
1. 没有明确负责人时写“待指派”。
2. 相对时间保留原文，不自行换算成日历日期。
3. 不把“计划、建议、待确认”写成完成。
4. 完成标准如需你建议，明确标为“建议标准”。
```

对上面的练习，至少应该识别这些关系：

| 任务 | 已知负责人 | 时间或条件 | 需要补齐的信息 |
| --- | --- | --- | --- |
| 提供设计稿 | 小陈 | 周三下班前 | 手机端图是否包含 |
| 页面排版 | 小周 | 收到图片后一个工作日 | 图片是否齐全 |
| 确认售后口径 | 客服，具体人员待确认 | 截止时间未提供 | 对应负责人、确认时间 |
| 决定对外发布时间 | 待确认 | 内部预览确认后 | 谁拍板、哪天发布 |

如果 AI 直接写“周四对外上线”，就需要改正：会议材料没有作出这个决定。

## 四、第三步：为周报保留素材

```text
请把已确认的行动表整理为周报素材，不宣称任务已经完成。
分别列出：本周计划、依赖事项、风险与待协助、下次跟进问题。

再给我一份可填写的实际进展模板：
任务｜计划完成时间｜实际状态｜已完成证据｜下一步。
没有进展数据时留空，不生成完成率。
```

等到周末，把实际进展补进去，再生成正式周报。这样可以复用材料，也能保留每次状态变化的依据。

## 五、交付前用这张清单验收

- [ ] 每个“已决定”都能在记录里找到依据。
- [ ] 没有把“建议、预计”改成承诺。
- [ ] 负责人和截止时间经过当事人确认。
- [ ] 有前置依赖的任务没有被写成可以立即完成。
- [ ] 周报中的“已完成”都有实际进展支持。
- [ ] 确认后的行动表放进团队共同维护的协作文档。

**小练习**：试着把材料中的“周三给设计稿”删掉，再运行一次提示词。观察 AI 是否能把时间改成“未提供”。这比只看文笔是否漂亮，更能检验整理是否可靠。

本文为智链谷论坛原创办公练习，人物和情节均为虚构。任务拆分和补充上下文的方法可参考 [Google Cloud 官方提示词指南](https://docs.cloud.google.com/gemini/docs/discover/write-prompts)。